Coraz więcej osób w branży turystycznej (Touroperatorzy – Biura podróży, agenci turystyczni, hotelarze, przewoźnicy, piloci wycieczek) prowadzi korespondencję i wszelkie ustalenia w formie e-mail. Często nawet zamiast podpisać formalną umowę, stosują ustalenia w e-mailu.
Jak mawia powiedzenie: „Wszystko jest dobrze do puki jest dobrze, ale jak się zepsuje to jest problem”.
Dużo osób zapomina, że tego tupu e-maile trzeba archiwizować, przechowywać.

Zapytasz po co przechowywać e-maile?
Po kilku miesiącach, po zakończonej wycieczce, po wykonanej usłudze może być konieczność przypomnienia sobie treści, może wyniknąć spór, reklamacja, nieporozumienie finansowe. W najgorszej opcji może to być znaczący dowód w sądzie!

Jaki okres czasu przechowywać e-maile?
To dość trudne pytanie, gdyż zależy od treści e-maila, oraz tego co zawiera. Tu sugeruję moje trzy odpowiedzi:
Minimum 3 lata,
Ponieważ w przypadku skarg klientów, procesów, sądu pracy itp… średnio po 3 latach jest przedawnienie zdarzenia.
Minimum 5 lat,
Ponieważ np. urząd skarbowy przedawnia sprawy finansowe, fakturowe i podatkowe po dopiero 5 latach!
Bez terminowo,
Bo może się zdarzyć sytuacja, że do programy, trasy, kontaktu, adresu, www, znajdującej się w treści e-maila, trzeba będzie wrócić po kilku latach. Często są to kontakty i informacje bezcenne, na wagę złota.

Jak zatem przechowywać e-maile?
W zależności od programu pocztowego, oraz techniki której używamy do czytania e-mail, można zrobić archiwizację na kilka sposobów.
– Kopia e-mail w programie,
– Kopia e-maili na serwerze,
– Kopia na innym komputerze,
– Kopia na innym e-mailu niezależnym,
– Kopia e-maili na czytniku zewnętrznym pendrive, płyta CD.
– Kopia wydruku e-maila, ale tego osobiście nikomu nie polecam.

Kopia e-mail w programie,
Niektóre programy np. Mozilla Thunderbird, mają możliwość przechowywania (archiwizacji) e-maila z poprzednich lat np. Archiwum 2015. Należy tylko ustawić odpowiednio w programie przechowywanie e-mail przed okres i zapisywanie w pliku archiwalnym. Sposób wygodny i prosty.

Kopia e-maili na serwerze,
Jeśli posiadamy swój własny serwer, zapewne operator serwera daje nam możliwość kopii czyli tak zwanego „backup copy” – kopii bezpieczeństwa. Dotyczy to nie tylko strony www ale o czym mało kto wie, treści i wszelkich e-maili jeśli mamy je również na serwerze. Takie kopie można wykonać okresowo raz na kilka tygodni, miesięcy do skompresowanych plików typu .RAR czy .ZIP, zajmują mało miejsca wtedy na serwerze.
Metoda wygodna, należy sprawdzić jak to wygląda u danego administratora serweru.

Kopia na innym komputerze,
Na innym komputerze mamy również zainstalowany na e-mail i okresowo dublujemy na niego e-maile, jakby wyrównujemy poziom e-maili. Dobrze aby komputer był „odcinany od internetu” po wykonaniu „wyrównania e-maili” służy nam wtedy jako taki nasz wewnętrzny serwer kopii e-maili. Bank pamięci e-maili. „Odcięcie od internetu” pozwala dowolnie przeglądać e-maile zapisane, nawet jeśli ktoś skasował taki e-mail na swoim komputerze.
Metoda stosunkowo prosta, ale niewygodna i nieekonomiczna oraz mamy tu zajęty jeden komputer na tego typu działanie.

Kopia na innym e-mailu niezależnym,
Po prostu wszelkie wysłane i odpisane e-maile dodatkowo przesyłamy na inne adres e-mailowy który jest naszym bankiem pamięci. Metoda prosta na zasadzie : „prześlij też do…”. Na całkowicie niezależnym e-mailu musimy mieć ustawienie niekasowania e-maili. Sposób stosunkowo dobry, ale znalezienie naszych danych które potrzebujemy może być trudne, gdyż nadawcą będzie e-mail który przesłał do kopii wiadomość. zatem „znajdź po nadawcy” może być bardzo trudne! Jedyna metoda wyszukiwania to raczej „znajdź w treści e-maila”…
Ta metoda jest dobra w przypadku nieco innym a mianowicie: rotacji pracowników, czy zwolnienia pracownika.

Kopia e-maili na czytniku zewnętrznym pendrive, płyta CD.
Bardzo często e-maile czy to z serwera czy z programu można sobie zapisać na zewnętrzny czytnik np. Pendrive, CD, czy dysk zewnętrzny. Bardzo porta i wygodna metoda. Tak zabezpieczone e-maile mogą sobie spokojnie leżeć przechowywane kilka czy kilkanaście lat z dala od komputera w firmowym archiwum. Oczywiści w odpowiednich warunkach i z daleka od magnesów 😉

Kopia wydruku e-maila, ale tego osobiście nikomu nie polecam.
Zajmuje to fizycznie dużo miejsca oraz zużywa duże ilości papieru, druku (toneru), papier po kilku latach też blednie może być nieczytelny. I tworzą się nam wtedy stosy makulatury. Znalezienie danego e-maila też jest stosunkowo trudne.

I taka uwaga podpowiedź na koniec,
E-maili (zarówno wysłanych jak i odebranych) zwolnionego pracownika czy zleceniobiorcy nigdy nie kasuj!!! Ludzie są różni, w naszych czasach kwitnie roszczeniowość klientów, pracowników, wszelkiej maci pisanie skarg i… z przykrością napiszę: „donosicielstwa”.
Kopia takiego e-maila, pozwala wiele spraw wyjaśnić nawet kiedy pracownik czy zleceniobiorca już dawno nie pracuje. Unikniesz przez to wiele nieprzyjemności, a i można udowodnić winę pracownika czy zleceniobiorcy.

PS.
W moim osobistym przypadku klient chciał napisać skargę, uwaga po… 3 latach od wycieczki 🙂
Kopia e-maila była oczywiście zabezpieczeniem ustaleń z klientem po tak długim okresie. Ostatecznie kiedy przypomnieliśmy klientowi co sam napisał i ustalał… klient wycofał się z pomysłu pisania jakichkolwiek skarg!