Jeżdżąc jako Pilot Wycieczek dla różnych biur podróży zwykle pytam o kilka ważnych spraw związanych z grupą, trasą, programem itd… pytam też co zawiera Teczka Wycieczki. Z przykrością powiem, że co raz więcej Touroperatorów – organizatorów wycieczek, po prostu nie wie o co ja ich w ogóle pytam?
Choć dla mnie osobiście to nie pojęte… jak można o tym nie wiedzieć organizując wycieczki i będąc TourOperatorem?
Zatem trochę o tym co to jest: Teczka Wycieczki
Teczka Wycieczki – to zbiór dokumentów, które wydaje pilotowi biuro podróży organizujące wycieczkę (TourOperator) i które zabiera ze sobą Pilot Wycieczki na imprezę turystyczną.
Uwagi praktyczne
Teczka Wycieczki – Teczka powinna być trwała, zamykana-zasuwana, z miejscem na podane niżej przedmioty i dokumenty. Dobrze jeśli ma zamykane przegródki i kieszeń na przykład na pieniądze banknoty i monety. Bardzo dobrze sprawdzają się tego typu teczki, aktówki przeznaczone dla kierowców.
ZAWARTOŚĆ TECZKI WYCIECZKI
Teczka wycieczki podzielona na części, na przykładzie Biuro Podróży WADi „Na Wschód”:
Teczka wycieczki – Część administracyjna
* Umowa o organizacji imprezy turystycznej między biurem a zamawiającym,
* Warunki uczestnictwa w imprezie turystycznej,
* Ksero wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych i gwarancji,
* Ubezpieczeniowej (nieobowiązkowo),
* Voucher hotelowy (ewentualnie umowa z hotelem o świadczenie usług),
* Voucher restauracyjny (ewentualnie umowa),
* Umowa z przewoźnikiem,
* Umowa z przewodnikiem (nieobowiązkowo),
* Stan licznika pojazdu (załącznik nr 1),
* Potwierdzenie dokonanych już wpłat np. za hotel, muzeum itp,
* Lista rzeczy do opłacenia z kwotami, walutami.
Teczka wycieczki – Część porządkowa
* Lista uczestników 3-4 sztuki,
* Lista uczestników z rozkładem pokoi,
* Lista osób ubezpieczonych oraz warunki ubezpieczenia,
Teczka wycieczki – Część merytoryczna
* Program dla każdego uczestnika (plus 2-3 sztuki zapasu),
* Szczegółowy program dla pilota (załącznik 2),
* Wzór sprawozdania (załącznik nr 3),
* Ankiety (załącznik nr 4),
* Oświadczenie o rezygnacji z fragmentu programu (załącznik nr 5)
* Oświadczenie o wcześniejszym zakończeniu wycieczki (załącznik nr 6),
* Czyste kartki z nagłówkiem firmowym (w przypadku reklamacji, uwag itp.
Teczka wycieczki – przedmioty biurowo-administracyjne (które może zawierać)
* Długopisy: niebieski 2-4 szt., czarny 2 szt.,
* Długopisy: czerwony, zielony,
* Ołówek,
* Gumka,
* Zakreślacze „markery”,
* Taśma klejąca,
* Czyste kartki formatu A4
* Czyste Kartki małego formatu tzw. „Żółte/Białe karteczki”
* Spinacze 5-10 szt.
* Zszywacz,
* Koszulki foliowe,
* Koperty papierowe,
* Wizytówki Pilota,
* Wizytówki Biura Podróży,
* Przygotowane karteczki: Dane do Faktury,
* Kalkulator.
Rzeczy „przydatne” które mogą uzupełniać Teczkę Wycieczki
* Flaga firmowa Biura Podróży,
* Apteczka
* Aparat fotograficzny,
* Płyty CD i DVD,
* Pilot – legitymacja i identyfikator,
* Identyfikatory dla uczestników,
* Ewentualne środki na opłacenie kontrahentów,
* Ewentualne środki na drobne „wydatki nie przewidziane” np. Parking dla autokaru,
* Mapa Polski, mapy lokalne, przewodniki,
* Ładowarka do telefonu.
I to prawie tyle na temat Teczki Wycieczki 🙂
Tak na koniec dla niedowiarków…
Moja własna Osobista Teczka Wycieczki – uzupełniana dokumentami według potrzeb.
